Egy fuvarozó vállalkozás kisteherautóját az ügyvezető magáncélra is használja. Vezetik a menetlevelet és a fuvarlevelet is, de a menetlevélen szereplő kilométer nem egyezik meg a kilométeróra állásával. Mit tehet ilyenkor a könyvelő?
“Egy közúti árufuvarozással foglalkozó kft. egy kisteherautóval rendelkezik. Az ügyvezetőn kívül kettő alkalmazottat foglalkoztat. Vezetik a menetlevelet és a fuvarlevelet is, de a menetlevélen szereplő kilométer nem egyezik meg a kilométeróra állásával, mivel az ügyvezetőnek saját személyautója nincs, és a vidéken lakó szüleit is ezzel az autóval látogatja, valamint egyéb magáncélra is használja a kisteherautót. Hogyan lehet ezt az ellentmondást feloldani? Mit tehet ilyenkor egy könyvelő?” – kérdezte olvasónk.
A 158/2008. (VI. 10.) kormányrendelet módosította a közúti közlekedési szolgáltatásokról és a közúti járművek üzemben tartásáról szóló 89/1988. (XII. 20.) MT rendeletet, így 2008. július 1-jétől a magántulajdonban lévő tehergépkocsik vezetői mentesülnek a menetlevél, illetve fuvarlevél kitöltésével járó adminisztrációs teendők alól. A rendelet hatálya 2008. július 1-jétől ugyanis kizárólag a gazdálkodó szervezetekre terjed ki ez a kötelezettség. Esetünkben a kérdés gazdálkodóra vonatkozik, igy a vállalkozások továbbra sem mentesülnek a menetlevél-, illetve fuvarlevél-kitöltési kötelezettség alól.
Menetlevélként olyan okmány használható, amely tartalmazza legalább az üzemben tartó megnevezését, székhelyét és a gépjárművezető nevét, a jármű rendszámát, telephelyét, a rakományra vonatkozó (a szállítmány megnevezése, mennyisége, származása, a csomagolás módja, veszélyes áraknál az ADR szerinti adatok), illetve a szállított személyek számára vonatkozó adatokat az indulás, a megállások és az érkezés helyének és idejének, a kilométeróra állásának, valamint a megtett kilométer-teljesítménynek a feltüntetésével. A menetlevél szigorú számadásúnak minősül, azt eseményszerűen kell vezetni.
A menetlevelet az üzemben tartó vagy írásbeli felhatalmazása alapján a jármű vezetője állítja ki, aki köteles azt a szállítás során eseményszerűen vezetni, és aláírásával hitelesíteni. Közúti közlekedési szolgáltatásnál a megrendelő, illetve a fuvaroztató az okmányon igazolja az elvégzett teljesítményt, árufuvarozásnál az áru átvételét is.
Hogy mi is az a menetlevél, és mikor kell használni, azt a 261/2011-es kormányrendelet határozza meg, amely előírja a fuvarlevélre és a menetlevélre vonatkozó követelményeket.
Ezek szerint menetlevél szükséges a saját számlás közúti áruszállítást végző teherjármű és saját számlás személyszállítást végző autóbusz esetén. Okmányként csak olyan dokumentum használható saját számlás menetlevélként, amely tartalmazza legalább az üzembentartó megnevezését és székhelyét, a gépjárművezető nevét, a jármű rendszámát és annak telephelyét. Áruszállítás esetén a rakományra vonatkozóan fel kell tüntetni az ADR szerinti adatait. Saját számlás menetlevél szigorú számadású nyomtatványnak minősül, tehát a jármű vezetője köteles eseményszerűen vezetni és az aláírásával hitelesíteni.
Sajátszámlás közúti áruszállítást végző teherjármű esetében elektronikus formában is vezethető a menetlevél. Ebben az esetben a meghatározott adatoknak a rendelkezésre állásuknak idejében kell egy automatikusan, zárt rendszerben rögzíteni. Az elektronikus menetlevél adatrögzítő berendezésének alkalmasnak kell lennie arra, a tárolt adatok aktuális tartalmát teljes körűen megjelenítse, és ezekről hiteles nyomtatást készítsen, vagy biztosítsa az ellenőrzést végző hatóság számára – a jármű üzemben tartója által működtetett zárt informatikai rendszer útján – a tárolt adatok közvetlen, valós idejű letöltését.
Továbbá a kormányrendeleten kívül, a gépjármű üzemben tartója is kérheti a menetlevél vezetését adminisztrációs okokból. Ezáltal nyomon követhető mikor és ki vezette a járművet. Erre nem található rendelet, az üzemben tartó határozza meg, hogy milyen adatokat, és azokat milyen módon és formában kéri.
Az adóhatóságot az adókötelezettség megállapítása érdekében érdekli és vár a gazdálkodótól írásos, elszámolási szabályt. Ennek helyes kialakításában lehet a könyvelő a gazdálkodó segítségére.
Esetünkben vélelmezhető, hogy a járműnek a tevékenység elvégzésének érdekében történő használata esetén a fuvarlevelet, míg a magánhasználatnál a menetlevelet vezetik, aminek feltételezett oka az első esetben, a teljesítmény elismerése, utóbbi esetben a közúti ellenőrzéstől való félelem lehet.
A magam részéről nem tudom elképzelni, hogy a jármű futásteljesítménye ne legyen 100 százalékban dokumentálva. A kérdésből arra következtetek, hogy ez nem is így van, csak nem egy nyilvántartásban van a futás teljesítmény elszámolva, hanem kettőben, és a kettő együttesen igazolja a járműhasználatot és annak okát.
Arra következtetek, hogy a kérdés arra irányul, hogyan lehet elszámolni a nem hivatalos futás összegét, ami a menetlevélben van. Erre két lehetőség van, a felmerült költséget a magánszemély viseli, vagy úgy hogy a cégnél fel sem merül, erre nem sok esélyt látok, a másik, hogy a magánszemély megtéríti azt. Ha nem téríti meg, akkor mind személyi jövedelemadóban (jövedelem képződik), mind áfában (ingyenesség) és a taóban (vállalkozás érdekében el nem ismert költség) adókötelezettség keletkezik.