Megfelelő bizonylat-e tehergépkocsiban lévő járműkövető rendszer által készített menetlevél a tehergépkocsi üzemeltetésével kapcsolatban felmerült üzemanyagköltség, gumiköltség szükségességének igazolásához?
“Céges tehergépkocsink a fejlesztő mérnökünk állandó használatában van. Szállítás ritkán történik vele, többnyire a nehezen megközelíthető kísérleti telepek látogatására használja kollégánk. A menetlevél írogatása kézzel történik. A tehergépkocsiban járműkövető rendszer van, ami automatikusan elkészíti a menetlevelet, mely hónap végén nyomtatható, exportálható irodai szoftverekbe. Kérdésem az lenne, hogy a hónap végén kinyomtatott elektronikus menetlevél megfelelő bizonylat-e a NAV szempontjából ahhoz, hogy a tehergépkocsi üzemeltetésével kapcsolatban felmerült üzemanyagköltség, gumiköltség szükségességét is igazolja? Vagyis: kiválthatja-e ez a NAV szempontjából a kézzel írogatott menetlevelet?”
Amennyiben az elektronikus úton előállított menetlevél rendelkezik a menetlevélre vonatkozó kötelező adattartalommal [261/2011. (XII. 7.) számú Kormány rendelet 33. § (2) bekezdés], akkor kiválthatja a kézzel írt változatot. Fontos azonban, hogy az elektronikus menetlevél adat-rögzítő berendezésének alkalmasnak kell lennie a tárolt adatok aktuális tartalmának teljes körű megjelenítésére, és a tárolt adatokról történő hiteles nyomtatvány készítésére vagy a tárolt adatok közvetlen, valós idejű letöltésére az ellenőrzést végző hatóság számára.
A hivatkozott kormányrendelet értelmében a menetlevelet szigorú számadás alá kell vonni. A számviteli bizonylatok és azokon belül a szigorú számadás alá vont bizonylatok is előállíthatóak számítógéppel, így önmagában ez sem jelent akadályt a gépi adatrögzítéshez. Mindezek mellett, a bizonylatnak teljesítenie kell a számviteli bizonylatokkal kapcsolatos, a számviteli törvény 166-169. §-aiban előírt követelményeket, erre is figyelemmel kell lenni.