Hogyan lehet elszámolni a kft.-tulajdonos magánszemély saját autójának használati költségeit, amelyek a cég ügyeinek intézése érdekében merülnek fel? „Egy kft. tulajdonosa a céges ügyek intézéséhez (tárgyalásra, ügyfélhez, hivatalba megy) a saját autóját használja. Szeretné legalább az üzemanyag-költséget a cégben elszámolni. Hogyan lehetséges ez? Ingyenesen a rendelkezésére bocsátja a cégnek az autót? A cégautóadót kinek kell megfizetni?”
Az üzleti utazással járó céges feladatokhoz használt saját autó költségeinek megtérítése kiküldetési rendelvénnyel a legegyszerűbb. Ebben az esetben cégautóadót nem kell fizetni. Fontos azonban hangsúlyozni, hogy a munkába járás, a lakóhelyről a telephelyre történő bejárás nem minősül üzleti utazásnak [szja-törvény 3. § 10. pont].
A kiküldetési rendelvény olyan – a szja törvény 3. § 83. pontjában meghatározott tartalommal előállított – bizonylat, amelynek alapján bármely hivatali, üzleti utazáshoz igénybevett saját személygépkocsi használata miatt a szja törvény 7.§ (1) bekezdésének r) pontja értelmében adómentes költségtérítést lehet fizetni, ha a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. A mértékre vonatkozó előírásokat a szja törvény 3. számú mellékletének 4. és 6. pontja tartalmazza, miszerint igazolás nélkül elszámolható
– a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló kormányrendelet [60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet] szerint meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma;
– a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint kilométerenként 9 forint általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.
A kiküldetési rendelvény formájára nincs kötelező előírás, ugyanakkor két példányban kell kiállítani (az egyiket a kifizető, a másikat a magánszemély őrzi az elévülésig), és az előzőekből következően, kötelezően tartalmaznia kell
– a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,
– az utazáshoz használt gépkocsi futásteljesítményét, üzemanyag-fogyasztási normáját,
– a gépkocsihasználat idején érvényes, a NAV által közzétett üzemanyagárat,
– az elszámolási időszakonként megállapított utazási költségtérítést.
Természetesen a nyomtatványnak tartalmaznia kell a kifizető és a magánszemély adóazonosítóit, valamint a személygépkocsi azonosítására alkalmas adatokat is.