Egy cég irodát bérel, a bérleti díj mellett külön fizeti a bérbeadó nevére szóló közös költséget és telefonszámlát. Elszámolható ez költségként?
„Egy kft. bérel egy irodát magánszemélytől, melyről számlát ad a magánszemély. A kft. vállalta a közös költség fizetését, melyről csak egy csekk van, hogy kifizette, de nem a cég neve van a csekken, hanem a főbérlő neve. Továbbá az irodában van egy telefon, melyet szintén fizet a kft., de a számla szintén a főbérlő nevére szól” – írta le a szituációt olvasónk. Így folytatta: „Természetesen megoldás a jövőben, hogy írassák át a cég nevére a telefont, és akkor nincs probléma az elszámolással, de visszamenőlegesen mit lehet tenni? Elszámolhatja költségként? Ha igen, akkor kell-e adózni utána (például tao-növelő tétel) vagy sem?”
A bérleti díjakra, illetve az azzal összefüggésben a társaság által kifizetett közös költségre, telefonszámlára is igaz, hogy a könyvelésben csak a vállalkozás nevére szóló számlák, bizonylatok alapján elszámolt tételek jelenhetnek meg. Jelen esetben a probléma jövőbeni megoldás lehet az, ha a telefonszámlát átíratják a bérlő kft. nevére.
Ugyanakkor a korábbi időszakokra vonatkozóan a bérbeadó hibásan állította ki a számlákat! Amennyiben a bérleti szerződésben úgy állapodtak meg a felek, hogy a szóban forgó költségeket a bérlő a bérleti díjon felül megtéríti a bérbeadónak – ez minden bizonnyal így szerepel a szerződésben –, akkor a bérleti díj mellett a bérbeadónak az általa közvetített szolgáltatást és áthárított díjakat (telefon, közös költség) is tovább kellett volna számláznia, az ő nevére szóló bizonylatok alapján.
Mivel a ténylegesen lezajlott ügylet – a valós gazdasági esemény – az volt, hogy a bérbevevők a szóban forgó tételeket kifizették, a bérlőnek a korábbi számlákat helyesbítenie kell a fentieknek megfelelően. A korrigált számlák alapján a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségek az adóalappal szemben figyelembe vehetőek.
Ugyanakkor az esetlegesen térített, de nem a vállalkozás érdekében felmerült tételek azon személy adóköteles jövedelmeként esnének adózás alá, aki helyett azt a cég kifizette – jelen esetben a bérbeadó magánszemély egyéb jövedelmeként kell(ene) az adóterhet megállapítani (Szja törvény 28. §).
A probléma jelen helyzetben az, hogy a telefonszámla, a közös költség befizetését igazoló csekk a magánszemély nevére szólnak, így a kft. hitelt érdemlően nem tudja bizonyítani, hogy azok pénzügyi rendezése a kft. által történt.
Sőt, a cég nevére szóló bizonylatok hiányában egyrészt az adóalappal szemben elszámolt költségek sem jogszerűek – meg kell növelni az adóalapot –, ráadásul a kft. pénztára is hiányt mutat, amit nem tudnak igazolni. (E hiányt egy esetleges adóellenőrzés a tagok által bizonylat nélkül – és így adó- és járulék fizetését is mellőzve – felvett jövedelemnek is minősítheti.)
Az Szt. 14. §-ának (5) és (8) bekezdései szerint a számviteli politika keretében el kell készíteni – többek között – a pénzkezelési szabályzatot, illetve részletezi, hogy mit kell annak mindenképpen tartalmaznia. A számviteli törvény elvárásainak megfelelően a szabályzatban arra is ki kell térni, hogy mi a teendő akkor, ha a pénztárból pénz „tűnik el”, azaz hiány van.
A hiány észlelésekor a pénz kezelője (a pénztáros) és a pénztár ellenőrzésével megbízott (a kft. vezetése) vagy a pénztárostól független személy jelenlétében jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell, hogy a szóban forgó összeg “eltűnésének” mi lehetett az oka, a pénz őrzésének a feltételei biztosítva voltak-e, mennyi, milyen összegű pénz és egyéb érték hiányzik a pénztárból, a pénztárhiányért ki, milyen mértékben tehető felelőssé stb. (A kérdésben szereplő társaságnál ugyan nem ez a helyzet, de ha bűncselekményre utaló jeleket állapítanak meg – például betöréses lopást –, a rendőrség értesítése mellett, ezeket a jegyzőkönyvben is részletezni kell.)
A jegyzőkönyvben rögzített pénzhiányt annak megállapításával egyidejűleg könyvelni kell.
A pénzhiányt az egyéb ráfordítások között kell – a megállapítással egyidejűleg – könyvelni. A társasági adó alapjának megállapítása során az egyéb ráfordításként elszámolt összeggel akkor nem kell növelni az adózás előtti eredményt, ha a társaság mindent megtett a pénz megőrzése érdekében, a pénzkezelési szabályzatban előírt módon, az általános elvárásoknak megfelelően járt el.
A pénz hiányának megállapításakor felvett jegyzőkönyvet a pénzkezelőnek és a tényállás feltárásában részt vevő másik személy(ek)nek alá kell írnia büntetőjogi felelőssége elismerése mellett.
A társaság vezetőjének írásban kell döntést hoznia arról, hogy a pénztárhiányért felelősségre vonnak-e valakit, ha igen, milyen formában, milyen összegű kártérítéssel, továbbá milyen intézkedéseket tesznek annak érdekében, hogy a hasonló esetek elkerülhetőek legyenek.
A társaság vezetője dönthet úgy is, hogy megtérítteti a kárt a felelősökkel (pénztáros) – a kártérítésként megfizetett összeg egyéb bevétel –, vagy a tagok fizetik be a hiányzó összeget. Ez utóbbi esetben azt, mint véglegesen átvett pénzeszközt, a rendkívüli bevételek között kell elszámolni.
Egyébként a kérdésben említett bérbeadó részéről adójogilag bevétel eltitkolásáról van szó, mivel a nevére szóló bizonylatok arról tanúskodnak, hogy a tárgyalt költségeket ő fizette meg, a valójában helyette kifizetett összegek nem jelennek meg az adóalapjában – ahogy az egyébként szabályos lenne, az Szja-tv. vonatkozó előírásai szerint. („Duplázza” az eltitkolt bevételt, ha a bizonylatok alapján a bérleti díjból, mint bevételből bevallásában le is vonja ezeket.)
A szabályos – és végeredményében mindkét fél érdekét szolgáló – megoldás az lenne, ha a bérlő helyesbítené a szóban forgó számláit.
